Некоторые правила составления и использования визитных карточек

Составление

Любая визитная карточка, оставшаяся у собеседника, создает у него ассоциацию с ее владельцем. Поэтому она должна быть сделана так, чтобы вызывать положительные эмоции у того, кто на нее смотрит. Независимо от того, каким подходом руководствовались при ее заказе (для красоты или для дела), визитная карточка должна быть стильной, хорошо сверстанной и качественно отпечатанной. Заказчик, формулируя свои пожелания дизайнеру, тоже участвует в творчестве, поскольку художественный образ складывается из взаимодействия формы и содержания. Представьте, например, тисненое золотом на мраморной бумаге "Василий Пупкин. Инженер III категории". Или скромную одноцветную карточку на простой бумаге менеджера рекламного агентства. Однако, в конце концов, это дело вкуса. Например, один из нас считает эстетической вершиной визитки в один - два цвета с массой свободного места и мелким строгим шрифтом, а другому нравятся визитки сочные, насыщенные, с легко читаемым текстом не меньше 10 кегля.

С другой стороны, заказ визиток - это коммерческое мероприятие, вложение каких - никаких средств, и поэтому перед размещением заказа полезно подойти к задаче аналитически, чтобы визитки отработали вложенные в них средства по максимуму.

Анализ задачи начинается с ответов на три вопроса: Для чего нужны эти визитки? Кому они предназначаются? Как ими будут пользоваться?

Ответ на первый вопрос должен указать первичные и вторичные цели этого кусочка бумаги. Самые простые - "чтобы раздавать", "чтоб было", "чтобы люди не забыли мое имя и телефон" - это на самом деле только начало ответа. Коротко можно сказать так, первичная цель - "информировать". На самом деле всегда подразумевается, что карточка должна еще и оказать некоторое действие на получателя. Мало, чтобы человек узнал Ваш рабочий телефон - надо, чтобы у него возникло желание этим телефоном воспользоваться. Таким образом, вырисовывается вторая задача - "рекламировать". Полистав свою визитницу, Вы без труда разделите ее содержимое на две категории - визитки "информационные" и "имиджевые".

Ответив на вопрос "зачем?", самое время подумать о тех людях, кому эти визитки будут раздаваться. Как минимум, нужно позаботиться хотя бы о том, чтобы визитка не вызывала у человека раздражения. Несколько лет назад мы работали в компании, считавшейся американской, и по этому поводу визитки были на английском языке. Но, как оказалось впоследствии, некоторыми клиентами и партнерами из глубинки они воспринимались не иначе, как проявление столичного жлобства. И к тому же выяснилось, что правильно прочитать Shirenov, не говоря уж о Sharifullin, способен далеко не каждый печатник в нашей стране.

И, наконец, нужно оценить, каким способом будет использоваться визитка. Вот лишь некоторые моменты, которые нужно принять во внимание.

На самой поверхности лежат требования к форме и содержанию визиток, вытекающие из явно выраженной специфики компании. Например, если они принадлежат фирме страхования автомобилей, уместно сделать их на самоклеящейся бумаге и с ярким оформлением, чтобы владельцы машин могли (и захотели!) наклеивать их в салоне машины. Если визитка принадлежит врачу или парикмахеру, можно использовать ее одновременно и как талончик записи на прием - достаточно сделать на обороте поля для пометки даты и времени визита. Менеджеру, продающему небольшой стандартный набор товаров или услуг - указать их перечень.

Рекомендации для более традиционных визиток, у которых преобладает информационная задача, менее очевидны. Поскольку лицо, получившее визитку, обычно хочет сделать на ней свои пометки, бумага должна быть удобной для записей. В идеале это матовая меловка, и ни в коем случае не пластик или ламинированная бумага. По этой же причине оборотную сторону визитки желательно оставить пустой. Двусторонняя визитка на двух языках скорее скажет не о том, что владелец крутой и работает с иностранцами, а о том, что у него не хватило денег на два комплекта карточек - отдельно для русских и зарубежных партнеров. Хотя, с другой стороны, для иностранцев, работающих в России, двуязычная визитка вполне уместна: для нас это самый удобный способ запомнить, как правильно произносить и как правильно писать фамилию шведского или французского коллеги.

Во многих местностях и странах есть свои национальные пристрастия. Например, в Италии популярны визитные карточки в виде книжек, в Англии - вертикальные карточки, и т.п. При выборе стиля не рекомендуется слишком удаляться от этих общепринятых традиций. Помните, что те, кому приходится работать с большим числом партнеров, обычно хранят визитки в специальных настольных визитницах или альбомах с пластиковыми кармашками. Визитка с вертикальной компоновкой, вставленная в альбом, заполненный горизонтальными карточками, будет выделяться из общей массы, но человеку придется каждый раз выворачивать шею, чтобы прочитать на ней номер телефона. Не сложно догадаться, кому он позвонит первому, если удобная и неудобная карточки от двух конкурирующих фирм окажутся рядом.

Все чаще данные с визиток, собранных на массовых мероприятиях (выставках, презентациях и т.п.), хранятся в электронной форме и вводятся в компьютер с помощью программы автоматического распознавания символов. Если под текстом есть какой-нибудь фоновый рисунок, ошибок распознавания будет гораздо больше, и есть вероятность, что замученная сканированием секретарша просто выкинет такую "глючную" визитку, вместо того, чтобы перебивать все ее данные вручную. С этой точки зрения наилучшее решение - темный рубленый шрифт на чистом светлом фоне.

Если на визитке есть логотип, его цвета должны быть соблюдены идеально. Когда карточка российского дилера и карточка зарубежного босса, отпечатанные в разных странах, не отличаются по цвету - это действительно впечатляет, потому что демонстрирует серьезность подхода к партнерству. То же самое относится к выбору шрифтов и общему стилевому оформлению. Впрочем, это требование важно и в том случае, если фирма не работает в кооперации с другими партнерами. Различающиеся логотипы у разных ее сотрудников или на разных визитках одного человека, отпечатанные через некоторый промежуток во времени, явно не послужат укреплению имиджа предприятия.

Использование

Использование визитных карточек имеет очень глубокую историю и традиции, поэтому, к настоящему времени сложились общепринятые нормы их применения.

Визитную карточку с информацией, размещенной на ней, мы оставляем своему собеседнику или деловому партнеру, после очной или заочной встречи с ним, для того, чтобы содействовать сохранению своего имиджа, к созданию которого мы стремимся.

Визитная карточка, это прямоугольник белой плотной бумаги хорошего качества, где типографским способом четко и красиво отпечатаны ваши фамилия, имя и (как правило) отчество, а так же другие сведения, которые вы хотите о себе сообщить.

Строгих правил в отношении размеров визитных карточек нет. Обычно, размеры визитных карточек для мужчин могут быть больше, чем у карточек женщин, 90 х 50 мм или 80 х 40 мм (в Великобритании, наоборот, размеры визитных карточек для женщин больше, чем у мужчин).

Визитная карточка молодой девушки  может  быть  еще  меньше,  как  правило  это 70 х 35 мм.С распространением специальных альбомов для хранения карточек, визитки других размеров выходят из обращения.

Шрифт должен быть легко читаем. Имя пишется полужирным шрифтом немного большего размера. Не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты.

 Будьте осторожны с использованием курсивного начертания шрифтов, особенно если у вас редкая или труднопроизносимая фамилия или же речь идет о карточке на иностранном языке.

Классическая визитная карточка должна иметь черный текст на белом фоне, напечатанный вдоль карточки без каких-либо рамок или завитушек.

Изготовители предлагают широкую гамму цветных карточек на картоне, пластмассе и даже на коже, но нормы этикета не рекомендуют далеко отходить от черно-белой гаммы. Предпочтение отдается карточкам на качественной плотной бумаге, которая может быть слегка тонирована, иметь сатинированную поверхность. Цветными и необычными карточками пользуются художники, коммивояжеры, рекламные агенты, работники служб сервиса. Избегайте карточек с глянцевой поверхностью. Черная рамка на визитной карточке, допускается в знак траура.

В России применяют двусторонние карточки, на обороте с текстом на другом языке. Если придерживаться строгих протокольных норм, это не совсем верно, ведь оборотная сторона карточки предназначена для того, чтобы на ней делать какие-либо записи.

Желательно заказывать отдельные карточки, на русском и иностранном языках. Тем не менее, двусторонние карточки вполне допустимы, если соблюдать правила изготовления карточек на иностранном языке.

Обычно используются деловые, личные и семейные визитные карточки. Находят применение комбинированные визитные карточки, содержащие как служебные, так и личные данные о владельце. Деловые визитные карточки, это неотъемлемый атрибут современного делового общения. При официальном знакомстве, обмен визитными карточками следует непосредственно после представления друг другу. Очень неприятно, если, получая визитную карточку, вы не можете ответить тем же, тем более сопровождать отсутствие карточки каким-либо оправданием. При официальных переговорах, можно положить карточку партнера перед собой. Особое значение визитные карточки имеют при общении с людьми, не говорящими на вашем родном языке.

На деловой визитной карточке должны быть четко обозначены ваши фамилия и имя (отчество), название вашей фирмы, организации, должность, полный почтовый адрес и другие сведения. Уместно использовать логотип вашей фирмы или организации.

У государственных чиновников, депутатов на визитной карточке можно разместить изображение государственного флага или герба.

Деловая карточка может содержать указания на ваше звание или титул, сферу ответственности в рамках вашей организации, номера телефонов, факса, телекса, адреса официального или персонального сайта и электронной почты. Если у вас сменился телефон, то вы можете аккуратно вписать новый номер, зачеркнув старый. Зачеркивать и вписывать наименование новой должности считается дурным тоном, в этом случае следует позаботиться о том, чтобы как можно скорее заказать новые визитные карточки.

Деловая визитная карточка без адреса также не соответствует нормам этикета, исключение делается дипломатам и высшим государственным должностным лицам.

В случае, если вы еще не знаете свой новый адрес и номера телефонов, указывается официальный адрес вашей организации, телефон секретариата или канцелярии

У представителей организаций, имеющих несколько филиалов, на деловых визитных карточках может быть указано несколько адресов.

Оформление деловых визитных карточек сотрудников магазинов, предприятий сферы услуг и т. п., может отходить от строгих норм, потому, что эти карточки несут и рекламную нагрузку. На обратной стороне таких карточек можно поместить логотип, красочный символ, девиз фирмы, карту-схему, фотографию владельца.

Личная визитная карточка может содержать ваше имя и фамилию, отчество или инициал - в зависимости от вашего имиджа, возраста, национальных и культурных традиций.

На личной карточке можно дать те дополнительные сведения, которые вы хотите сообщить о себе: адрес, телефоны, номер пейджера, URL персонального сайта, E-Mail и пр. Недостающие номера телефонов всегда можно приписать от руки. Дополнительные сведения печатаются более мелким шрифтом в правом нижнем углу.

Личная карточка может содержать сведения о вашем звании или ученой степени, которые указываются под именем: профессор, доктор, кандидат технических наук, генерал и т. п.

Женщины обычно указывают на своей личной визитной карточке только имя, отчество и фамилию. Дополнительные сведения вносятся от руки, в зависимости от того, кому вручается карточка.

Не удивляйтесь, если на личной карточке вашего зарубежного знакомого, вместо домашнего адреса, вы найдете адрес его клуба. Бывает, что указывают клубный адрес - в левом нижнем углу, домашний - в правом нижнем углу.

Cемейная визитная карточка является разновидностью личной карточки. Она используется при знакомстве, отправке поздравлений друзьям семьи, прилагается к подаркам. Необходимо помнить, что имя жены ставится перед именем мужа. Адрес на семейной визитке можно не указывать.

Комбинированная визитная карточка, это разновидность деловой и личной визитных карточек, где наряду со служебным адресом (в левом нижнем углу) указывается и домашний адрес (в правом нижнем углу). Такие визитные карточки уместны для научных и творческих работников, которые часто работают дома. Женщины, как правило, не указывают на таких карточках свой домашний адрес, ограничиваясь номером телефона.

Подношение подарка или цветов желательно сопровождать приложением визитной карточки. В этом случае карточка помещается в конверт соответствующего размера, причем подписывается конверт по возможности от руки.

В последнее время входит в традицию вкладывать визитную карточку в поздравительные открытки, что особенно распространено в сферах официального этикета.

На официальных приемах существует традиция - визитную карточку положить по прибытию на специально приготовленный по этому поводу поднос или стеклянную посуду.

Несколько старомодно, но в некоторых кругах ещё принято, не застав хозяев дома, оставлять визитную карточку, при этом левый верхний уголок визитной карточки загибается вверх.

Существуют распространенные во всем мире сокращения, используемые при посылке визитной карточки, которые пишутся на левом нижнем уголке карандашом, а не ручкой. Сокращения эти заимствованы из французского языка и несут совершенно конкретное содержание.

Вот самые распространенные из них:

a.c. (avec compliment) - приветствие, в случае посылки подарка или букета цветов;

p.r. (pour remercier) - выражение благодарности;

p.f. (pour fete или pour feliciter) - выражение наилучших пожеланий,

например: по случаю дня рождения или именин;

p.r. p.f. - объединенные вместе два предыдущих сокращения;

p.f.n.a. (pour feliciter nouvelle anne) - поздравление с Новым Годом;

p.c. (pour condolecances) или

p.p.p. (pour prendre part) - выражение соболезнования.

Правильно изготовленная визитная карточка и знание норм этикета ее применения, дает возможность поддерживать созданный вами имидж на должной высоте.

Сейчас, с развитием интернет-технологий стало очень престижно и красиво на визитной карточке указывать адреса сайта и электронного почтового адреса, которые точно повторяют Ваши Имя, Фамилию или название Вашей фирмы.